Urteil zur Auskunft – So definiert der BGH den Umfang der „Kopie“

Nachdem der Europäische Gerichtshof letztes Jahr (EuGH, Urteil vom 04.05.2023 – C-487/21) bereits die Frage zum Inhalt und Umfang des Betroffenenrechts aus Art. 15 Abs. 3 DSGVO umfassend beantwortet hatte, hat nunmehr auch  der Bundesgerichtshof am 5. März 2024 – VI ZR 330/21 in seinem Urteil zum Umfang des Rechts auf Überlassung einer Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Artikel 15 Abs. 3 Datenschutzgrundverordnung klargestellt, was unter dem Begriff „Kopie von personenbezogenen Daten“ zu verstehen ist.

Entscheidungsgründe des BGH

Gemäß Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Personen das Recht, eine Kopie ihrer personenbezogenen Daten anzufordern, die von einer Organisation verarbeitet werden. Der Umfang dieser Kopien umfasst alle Informationen, die sich auf die betroffene Person beziehen, einschließlich der Verarbeitungszwecke, der Kategorien der personenbezogenen Daten, der Empfänger, denen die Daten offengelegt wurden, und der geplanten Speicherdauer.

Der BGH führte zunächst aus, was unter dem Begriff von personenbezogenen Daten zu verstehen sei „[…] potenziell alle Arten von Informationen sowohl objektiver als auch subjektiver Natur, unter der Voraussetzung, dass es sich um Informationen über die in Rede stehende Person handelt. Die letztgenannte Voraussetzung ist erfüllt, wenn die Information aufgrund ihres Inhalts, ihres Zwecks oder ihrer Auswirkungen mit einer bestimmten Person verknüpft ist […]“ (BGH, Urteil vom 06.02.2024 – Az.: VI ZR 15/23, Rn. 7).

Demnach sind sämtliche Schreiben (Briefe und E-Mails) der Betroffenen an den Verantwortlichen ihrem gesamten Inhalt nach als personenbezogene Daten anzusehen.

Weiterhin führte das Gericht aus, dass der Anspruch auf Kopien sich auf Dokumente erstreckt, die vollständig aus personenbezogenen Daten bestehen, beispielsweise von der Betroffenen selbst verfasste Briefe oder E-Mails. Diese Unterlagen spiegeln die persönlichen Informationen wider, da sie von der Betroffenen selbst geschrieben wurden. Dabei spiele es keine Rolle, dass diese Schreiben der betroffenen Person bereits bekannt sind und ihr auch vorliegen.

Bei Dokumenten, die vom Verantwortlichen erstellt wurden, beispielsweise interne Notizen, Telefonvermerke oder Gesprächsprotokolle, besteht kein Anspruch auf eine Kopie des gesamten Dokuments, da diese Unterlagen auch Informationen über die Betroffene enthalten können, die nicht ausschließlich personenbezogene Daten darstellen und einen größeren Kontext betreffen.

Es ist zwar möglich und denkbar, dass auch diese Dokumente ausschließlich Informationen über die betroffene Person enthalten, das kann und muss aber nicht immer zutreffend sein.

Aus diesem Grund entfällt regelmäßig der Anspruch auf entsprechende Kopien dieser Dokumente. Anders liegt der Fall, wenn diese Dokumente erforderlich sind, damit die Betroffene den Gesamtzusammenhang der Datenverarbeitung nachvollziehen und ihre Betroffenenrechte ausüben kann. In solchen Fällen muss die betroffene Person den Nachweis erbringen und die Notwendigkeit überzeugend begründen.

Zuletzt weist der BGH darauf hin, dass der Schutz personenbezogener Daten von Dritten durch Schwärzung von Passagen bzw. Informationen gewährleistet bleibt. Gem. 15 Absatz 4 DSGVO sind die Rechte anderer Personen zu schützen, indem Informationen, die nicht für die Auskunftserteilung relevant sind, unkenntlich gemacht werden können.

Fazit

Die Entscheidung des BGH stellt klar, dass das Recht auf Datenkopien in der Praxis nicht dazu führen darf, dass unverhältnismäßig umfangreiche Dokumente seitens des Verantwortlichen herausgegeben werden müssen, die nur eingeschränkt relevante personenbezogene Daten enthalten. 

Dieses Urteil ist als wegweisend zu bezeichnen, da es die Grenzen der Auskunftspflicht nach der DSGVO konkretisiert und gleichzeitig den Schutz der personenbezogenen Daten sowohl auf Seiten der Betroffenen als auch Dritter stärkt. Es zeigt auf, dass nicht „uneingeschränkt“ alle Dokumente, die Informationen über die betroffene Person enthalten, vollständig als Kopien bereitgestellt werden müssen.